Şirketler her hangi bir işe başlarken bu bir hizmet yada üretim
yatırımı olabilir ilk sordukları soru bizim bu konuda yatırım karlılığımız nedir,bu yatırım ne kadar sürede geri döner.Bu yerinde ve doğru bir sorudur zira zamana ve sermayeye yapılan yatırımın makul bir getirisi olmalıdır buda o işletmenin gelir arttırıcı ve/veya maliyet düşürücü tasarrufları ile mümkün olur.Araştırmalar şirket içinde yapılan muhtelif toplantıların en değerli kaynak olan zamanın ciddi bir miktarının kaybedildiğini göstermiştir.Şirketler için gizli bir maliyet olan toplantıları bu çerçevede değerlendirdiğimizde şirket karlılığına etkisi nedir ve bunu ölçebilirmiyiz sorusu akla gelmektedir.Bunu bir kaç adımda analiz edebiliriz.
ADIM 1:Toplantı maliyetlerinin hesaplanması
a- toplantıya katılanların harcadığı zaman
b- toplantı alanının kullanımıyla oluşan maliyetler(kira,ısıtma,soğutma,enerji vb.)
c- ekipman kirası veya amortismanı, döküman baskı çoğaltma,yiyecek ve içecek vb.diğer giderler
ABD de yapılan araştırmalar maliyet dağılımını %90 zaman %8 alan kullanım maliyetleri %2 diğer giderler olarak göstermiştir.
Toplantı karlılığını ölçmek için örnek bir vaka analizi yapabiliriz bunun için temel varsayımları şöyle tespit edebiliriz;
A- maliyet varsayımları
- icradan sorumlu bir yönetici haftalık toplantılarda 23 saat harcamaktadır
- bu yöneticisinin yıllık maliyeti (ücret dahil giydirilmiş maliyet) 120 bin dolar olsun
- bir alt kademe yönetici haftalık toplantılarda 12 saat harcamaktadır
- bu yöneticinin de giydirilmiş yıllık maliyeti 60 bin dolar olsun
- şirketimizde icradan sorumlu 4 ve 16 alt kademe yönetici toplantılara katılmaktadır.
ADIM 2 Toplantıya iştirak edenlerin değeri
Bunu hesaplamak için çok farklı yöntemler bulabiliriz mesela danışmanlık şirketlerinin uyguladıkları kıdemli danışmanların,proje yöneticilerinin saat ücretleri gibi biz toplantıya katılanların görev ve sorumluluklarını bir an için göz ardı ederek bizim için saat başına değerlerini 75 dolar olarak varsayalım.
ADIM 3 Toplantı verimliliğinin ölçülmesi
- Microsoft un ABD de yapmış olduğu bir araştırmaya göre toplantıların %63 ü önceden hazırlanmış bir gündem olmadan gerçekleşiyor
- MCI Network Conferencing in beyaz sayfa olarak bilinen raporuna göre toplantılarda her on kişiden dokuzu hayal kuruyor,aynı rapora göre toplantıya katılanların %73 ü toplantı esnasında başka işlerle meşgul oluyor, yine kabaca her on toplantıdan birinde karar verme yetkisi olanlar bulunmuyor
- Sıkça rastlanan bir başka durum ise toplantı sonuçlarının takip edilmemesi,her beş toplantıdan birinde sonuçların takip edildiği bir sistemin olduğu görülmüştür
- ABD deki Tulsa üniversitesinin yaptığı bir araştırmada toplantıların verimlilik oranının %33ile%47 arasında değiştiği saptanmıştır
- Toplantı verimliliğini etkileyen faktörler ve etki oranlar ise şöyle sıralanmaktadır;
* Önceden belirlenmiş gündem %37
* Toplantıyla ilgili ve karar verme yetkisi olanların katılımı %91
* Kayıp zaman faktörü %34
* Ele alınan bilgilerin ne kadar kritik olduğu %33
* Toplantı sonuçlarının takibi ise %20
ADIM 4 Örnek vakanın matematiksel değerlendirilmesi
Herbir katılımcının ortalama değeri 70$
---------------------------------------------------------------------------------
katılımcı sayısı toplantı saati yıllık ücret toplantı maliyeti
-------------------- ----------------- ------------- --------------------
İcra Ynt 4 23 120000$ 5750$
Orta Ynt 16 12 60000$ 6000$
İdari Mlyt bir haftaya dağıtılmış olarak 1306$
TOPLAM ----------
13056$
ABDortalaması %100verimlilik Gerçekçi verimlilik
-------------------- ------------------ -----------------------
Gündem %37 %100 %65
İlgili-Yetkili Ynt %91 %100 %91
Kayıp zaman %34 %100 %65
Kritik Bilgi %33 %100 %65
Sonuç takibi %20 %100 %65
-----------------------------------------------------------------------
Toplantı verimi %43 %100 %70
-----------------------------------------------------------------------
Haftalık toplantı
karlılığı(ROI) (3965$) 8094$ 1792$
-%30 %62 %14
------------------------------------------------------------------------
Sevgili Patron,
Şirket değeri ve karlılığı senin için çok önemli olmalı o halde CEO ya bir görev ver şirket içi toplantı verimliliklerini tespit etsin ki toplantılarla ilgili karar ver sen kazanırsın.
